Pénzügyi vezetés a KKV-kban

Pénzügyek 2025-03-02

Nyomtatás

Forrás: Ügyvezetők lapja | Szerző: Ipacs Laura

A KKV-k adják minden ország gazdaságának a középpontját, és alkalmazzák a legtöbb munkavállalót. Fontosságukhoz képest igen kevéssé elismertek és sokuk pont a szakértelem hiánya miatt nem teljesít, lehetőségeihez mérten. Ez a cikk a pénzügy komoly jelentőségére hívja fel a figyelmet, és a KKV–ban előforduló legfontosabb pénzügyi kérdésekben nyújt iránymutatást.

Saját cég: nincs főnök, nincsenek hivatali órák, magam válogatom meg a kollégáimat, saját ötleteimet valósíthatom meg…. Sokunk álmában szerepel egy saját vállalkozás. Természetesen általában ez együtt jár pénzügyi függetlenséggel, sőt, lehetőség szerint jó sok nyereséggel, ami majd csak úgy dől a házhoz.

Ennyire egyszerű lenne?

Klasszikus mítoszok: ‘Legyen egy jó ötletünk, és majd a többi jön magától.’ ‘A cég legfontosabb célja a nyereség’.

Nem véletlenül neveztem a fenti két állítást mítosznak. Van bennük valami igazságmorzsa, rengetegen hisznek bennük, de valóságtartalmuk csekély.

Az ötlet

Először nézzük az első állítást: legyen egy jó ötlet. Igen, úgy gondolom – és hosszú évek tapasztalata a gazdaságban is ezt mutatja – hogy ötlet nélkül nem lesz sikeres és fenntartható a vállalkozás. Sokan úgy vágnak bele, hogy igazából se nem értenek a területhez, amin vállalkoznak, és ami talán még fontosabb, nem is igazán érdekli őket.

A minap kimentem a helyi piacra, és újból elég keserű tapasztalatokkal tértem haza. A piacon eladók többségének fogalma nem volt az árujáról, és a kérdések elől vagy kitértek, vagy semmitmondó válaszokat adtak. Üdítő kivétel volt például az egyik sajtárus, akik lelkesen magyarázta a vásárlóknak a portékáját, vagy a virágos, aki tényleg tudta, melyik virág hova való és mit várhatunk tőle, hogyan kell gondozni.

Tehát: szerelem nélkül nem jó házasságba belevágni, de üzletbe sem. Akinek nincs a lelkesedése meg a vállalkozásához, nemigen számíthat hosszútávon sikerre. A gyorsan meggazdagodni kívánókkal meg valószínűleg mindannyiunknak voltak már keserű tapasztalatai.

De elég-e a szerelem és lekesedés? Pont a napokban adtam elő és segítettem fiatal egyetemistáknak, akik egy nemzetközi üzleti előkészítő programban vettek részt. Az én feladatom a már meglévő és még csírájában lévő ötletük pénzügyi tervezésének segítése volt: számokba és bevétel – ráfordítás - eszköz – forrás formátumba öntöttük tervüket, melyet aztán potenciális befektetők és szakmai zsüri előtt adtak elő. Ilyenkor – pénzügyi tervezéskor – persze mindig valamilyen szinten kiderül az igazság: működőképes lehet-e pénzügyileg az ötlet, vagy nem várható, hogy valaha is fenntartja magát?

A nyereség

Másik tipikus állítás a vállalkozásukkal kapcsolatban, hogy legfontosabb céljuk a nyereségesség. Még terminológiában is megkülönböztetünk vállalkozást a ‘nonprofit’, vagyis nyereséget nem termelő cégektől. De miért is kell nyereséget termelni?

Pénzügyesként nincsenek illúzióim, hogy egy cégnek alapvetően fenn kell magát tartania – hiszen egyébként a tulajdonosnak valami más forrásból kell finanszíroznia vállalkozását, ami hosszú távon ritkán működik, hiszen energiánk és időnk véges. De tényleg a legfontosabb a nyereség?

Sikerreceptet sajnos nem tudok adni, mert még nem találták fel a pénzügyi nyereségesség eléréséhez. De a sikeres cégek, amelyeket ismerek, a sikert elsősorban minden egyébben mérik: vevőelégedettségben, a termék jó használhatóságában vagy hatásában, saját maguk és alkalmazottaik jólétében. A nyereség csak a végső mutatószám – bármilyen fontos is, nem lehet a kiindulópont.

Na de akkor mégis hogyan maradjon fenn a vállalkozás?

A fenti két tétel – vagyis a jó ötlet és a fenntarthatóság megfelelő kombinációjában kell valahol keresnie mindenkinek a saját sikerreceptjét. Mik az összetevők?

A pénzügyi vezetés sok összetevőjéből párat emelnék ki: a készpénzforgalom menedzselése, a megfelelő tervezés és finanszírozás, és a vevők – szállítók – készletek kezelése. Ezen területek nagyban összefüggnek, és együtt adják ki a napi pénzügyi vezetés sava-borsát.

A Terv

Így, nagybetűvel írva – hogy jelezzük a fontosságát! Már több, mint 20 éve tevékenykedem a pénzügyben, az életkoromra könnyű következtetni: ebből ered, hogy még vannak emlékeim a tervgazdálkodásról, és annak hiábavalóságáról. Többéves, multinacionális cégeknél eltöltött tapasztalatom pedig szintén megerősíti a túl sok tervezés, illetve a tervhez való túlzott ragaszkodás feleslegességét.

De ezzel együtt úgy gondolom, nem a tervezés a hibás, sőt: tervezni az üzleti életben muszáj. Ha másért nem, azért, hogy legyen mitől eltérni – mondhatnánk kissé keserédesen.

Mit tervezzünk?

Egy egyszerű pénzügyi terv – akár még kockás papíron is – alapvető dolog egy cég (de egy család) életében. Legalább fél évre, de inkább egy- másfél évre előre praktikus tervezni. Kezdő vállalkozásoknál nagyon hasznos egy ötéves tervet készíteni (igen, tudom, az idősebbek a felhangoktól tekintsenek el..). A legfontosabb összetevők: bevételek, ráfordítások, és a finanszírozás.

A tervezés – és persze a pénzügyi vezetés – valamilyen szintű szakértelmet igényel. Nem árt, ha a pénzügyi alapfogalmakkal ilyenkor a tulajdonos és a főbb vezetés tisztába kerül: mi a mérleg, az eredménykimutatás, a cash flow…..Nézzük meg, mit is értünk alattuk!

Eredménykimutatás: Bevételek és kiadások

A bevételi tervet a legjobb termékekre (szolgáltatásokra), vagy vevőkre lebontva elkészíteni. Oda kell figyelni, miből erednek az állandó bevételeink, és van-e esetleg szezonális vagy alkalmi bevétel. Ha lehetséges, célszerű egy rövidebb távú, 6 – 12 hónapos tervet havi bontásban, és egy 1-5 évre szólót éves ciklusokban megtervezni.

Egy péküzemben például lehetnek az állandó bevételek a kenyérfélék, és lehetnek szezonális termékek: télen kalács, nyáron könnyebb croissant. Jó, ha tudjuk, milyen vevőinktől mekkora bevételekre számíthatunk és milyen ütemezésben.

A papír mindent elbír – szokták sokszor eme bölcsességet emlegetni pénzügyi tervekkel kapcsolatban, és nem ok nélkül. Erre annyit mondanék, magunknak ne hazudjunk és ne szépítsük a valóságot.

Ráfordítások

A bevételek tervezése igen nagy bizonytalanságokkal jár, hiszen senki sem garantálja, hogy el tudjuk adni termékeinket vagy bárkit is érdekel a szolgáltatásunk. A ráfordítások viszont általában biztosak – bért, bérleti díjat, adókat, közüzemet fizetni kell, sőt, enni is viszonylag praktikus… A költségek így általában könnyebben tervezhetőek, mint a bevételek, és sok esetben állandóbbak is.

Itt érdemes egy alapfogalmat tisztázni: mik is az állandó és változó költségek. Állandónak azt a költséget nevezzük, amit mindenképpen állnunk kell, még ha nincs is a cégnek bevétele. Ezek jellemzően az üzlethelyiség vagy műhely fenntartása: bérleti díj, közüzemek, állandó alkalmazottak költsége, vezetőség kiadásai. Ezeket a kapacitásunk megtervezésekor kell betervezni: mekkora helyiséget, hány alkalmazottat tudunk fenntartani a várható volumenek mellett?

A másik fajta költség a változó költség: ez a forgalomtól függően változik. Ha több kenyeret sütünk, több liszt fogy, ha több fuvart bonyolítunk le, magasabb az üzemanyag költsége és a jármű kopása.

Nem nehéz kitalálni, hogy mi következik: a bevételeknek fedeznie kell a költségeket. Ha nem így van, nem sokáig fogunk fennmaradni…

Az eredmény-terv modellje

Egy egyszerű modell az eredmény (bevétel – költség) tervezésére az alábbiakból állhat. A példabeli cégünk saját tulajdonú panziót üzemeltet – a számok inkább illusztrációk, mint a valóságot ténylegesen tükröző összegek az egyszerűség kedvéért.

Vaczak panzió	1-2. negyedév	3. negyedév	4. negyedév
Bevételek (ezer forint)
Szobakiadás	3.000	5.000	4.000
Italok	500	2.000	1.000
Rendezvények			2.000
Összesen	3.500	7.000	7.000
Kiadások
Közüzemi díjak	1.000	700	1.000
Alkalmazott bér	1.500	1.500	2.500
Járulékok	500	500	1.000
Egyéb	400	800	500
Összesen	3.400	3.500	5.000
Nyereség	100	3.500	2.000

Egy könnyen elérhető és jól használható modell, ha termékeink volumenét és árát egy excel táblába vagy tervező szoftverbe tesszük. Ezzel egyszerűen nyomon követhető a nyereség / veszteség, és eljátszhatunk a volumenek nagyságával. Könnyen látható például, mekkora árbevétel fedezi minimálisan a költségeinket – vagyis mekkora a fedezeti pont, ahonnan nyereséget fogunk termelni.

Újratervezés

A navigációs rendszerek elterjedésével kapott kiemelt helyet életünkben ez a fogalom. A pénzügyi – üzleti tervekre is nagyszerűen alkalmazható az analógia, hiszen a tervek is navigációként szolgálnak, és gyakran előfordul, hogy beindul az újratervezés funkció.

Praktikus, ha mindig előre látunk 6-12 hónapot, tehát folyamatosan követjük a forgalmunkat, és ha kell, az új elemekhez igazítjuk a tervet. Legyen mindig egy B variáns is – és fontos a kellő rugalmasság, a fegyelem mellett.

Egy egyszerű cash flow modell

A tervezés – és a pénzügyi vezetés – másik alapvető kérdése a készpénzforgalom megtervezése. A nyereség fontos, de talán még fontosabb a folyamatos készpénzforgalom, vagyis likviditás megvalósítása. Sok vállalkozás bukott már el, mivel nem tudta fizetni számláit időben. A pontos tervezéssel és előrelátással a nehezebb időszakok jobban áthidalhatóak, de ha váratlanul éri a mínusz a céget, komoly nehézségeket okozhat.

Egy egyszerű cash flow, vagyis készpénzforgalmi előrejelzés modell sok nehézségtől szabadíthatja meg a vállalkozókat. Időben lehet látni az esetleges deficiteket, így lehet óvintézkedéseket hozni, ha szükséges.

Előző cégünk, a Vaczak Panzió negyedéves készpénzforgalmi modellje az alábbiak szerint alakulna:

Vaczak panzió	1 hónap	2. hónap	3. hónap
Bevételek (ezer forint)
Havonta	500	600	700
Kiadások
Rezsi, bér	300	300	300
ÁFA			300
Járulékok	100	100	100
Egyéb	100	100	100
Kiadás összesen	500	500	800
Egyenleg	0	100	(100)

Mennyire legyen pontos a terv?

Mi értelme, hiszen úgysem lehet előre látni pontosan a jövőt? Főleg nálunk, ahol mindig minden változik…. Természetesen teljes pontosságot a jövőbeni tervezést illetően sosem fogunk elérni. De ha van egy tervünk, és nyomon követjük, hogy a tervhez képest hogyan állunk, jobban fogjuk tudni, hogy mire számíthatunk és hogyan módosítsunk, amennyiben szükséges. Példaképpen, ha egy nyaraláson tudjuk, hogy naponta 100-at költhetünk, és egy nap 120-at költöttünk el, számíthatunk rá, hogy a következő napokban valamikor azt a plusz 20-at vissza kell venni a kiadásból, hogy benne maradjunk a tervben. Vagyis, kimarad a fagylalt vagy a vacsora.

A könyvelés és nyilvántartás

A könyvelés – tranzakcióink nyilvántartása – alapvető dolog egy cég életében. Egyik kedvenc történelmi figurám, Luca Pacioli, egy középkori itáliai ferences szerzetes, matematikaprofesszor írta meg első ismert könyvelési kézikönyvünket. Ebben a velencei és egyéb itáliai kereskedőknek szánt kis könyvében a gazdálkodó lelkére köti, mennyire fontos a pontos és napi feljegyzése az eseményeknek: ez alapján fogja tudni, mennyi pénze és egyéb jószága van, ki tartozik neki és ő kinek tartozik.

Ez az elv az elmúlt ötszáz évben semmit nem változott: pontos nyilvántartás elengedhetetlen. A fejünk nem káptalan, és még a legokosabb főnök agya is képtelen akár egy kis cég adatait is fejben tárolni, nem érdemes vele próbálkozni.

Könyvelni tehát muszáj. De figyelmeztetésképpen: nem mindegy, mikor és hogyan. A cégnek, még a legkisebbnek is, jogilag előírt kötelezettsége könyveket vezetni, ám fontos tudni, hogy sokszor pont ez a kötelezettség nem segíti elő a vállalkozás vezetését. A könyvelés alapfeladata a vállalkozás működésésének elősegítése a rendszeres nyilvántartás által. Azonban, mivel törvényileg elő van írva, milyen rendszerességgel és formátumban kell a könyvelést vezetni és a megfelelő bevallásokat elkészíteni, sok cég tulajdonképpen elfelejti, hogy az adatok elsősorban a vállalkozás vezetését kell, hogy szolgálják!

Mit is értek ezen? Bevallást alapvetően évente kell beadni, és a formátuma előírt – mérleg, eredménykimutatás, kiegészítő melléklet. Ez a hatóságot kielégíti, de a vállalkozás vezetésének elégtelen. Sokkal részletesebb és gyakoribb információra van szükség: mennyi a napi készlet, hogy áll a vevőfizetés, mikor határidősek a fizetendő számlák? Eredményes a rendezvényszervezés? Mennyiért adjuk az italokat a bárban?

Tehát a törvényileg előírt könyvelési rendszer, bár a hatóság szempontjából rendben van, de a cég vezetésének másra van szüksége. Nagyon ajánlatos a tevékenység megkezdésekor kialakítani egy információs rendszert, amihez jó, ha szakember segítségét kérjük. Egy egyszerű kontrolling rendszer, mely biztosítja közérthetően és naprakészen a legfontosabb információt, remek befektetés – ne kerüljük meg!

Egy egyszerű mérleg séma

Fontos kérdés egy cég életében az induláshoz, és persze később a terjeszkedéshez - a szükséges források biztosítása. Ezt érdemes nagyon alaposan végiggondolni, és inkább túl, mint alultervezni. Itt kerül a képbe a mérleg: milyen eszközökre lesz szükségünk, és miből fogjuk ezeket finanszírozni?

A Vaczak panzió tulajdonosa, Vaczak Pál nyitás előtt a következő mérlegtervvel áll elő. Ötmillió forint tőkéje van, és barátja, egy gyakorlott könyvelő segítségével az alábbi tételeket azonosítják be:

Eszközök	Ezer forint
Bútorok, berendezések	15.000
Készletek (ital)	2.000
Pénzeszköz	3.000
Eszközök összesen	20.000
Saját tőke	5.000
Hitel (baráti)	5.000
Egyéb	10.000
Források összesen	20.000

Alapfokú mérlegismeretekkel is könnyen átlátható, hogy még a fele hiányzik a finanszírozásnak. Lehet mérlegelni, hogy honnan teremtse ezt elő….

Működőtőke

Sok kis cég vérzett már el a működőtőke nem megfelelő kezelése miatt. A hosszútávú befektetés mellett – mely a beruházások, gépek, bútorok, ingatlan vásárlása – a rövidtávú eszközökbe is sokszor sok pénzt kell fektetni. Vagyis, a készleteket és a napi működést is finanszírozni kell. Ez főleg olyan vállalkozásoknál emészthet fel sok pénzt, ahol nagy a készletállomány, és ahol a vevők számlára, hosszú átfutással fizetnek.

A készletek kezelése létfontosságú. Sok cégnél a készlet romló áru, tehát eleve el kell adni záros határidőn belül, például az élelmiszert. Máshol lehet, hogy nem romlik meg az áru, de kimehet a divatból – ez igaz ruházatra, de sok elektronikai cikkre is – és mindenképp sokba kerül a tárolása. Helyiséget kell bérelni, alkalmassá tenni áruk tárolására, zárni, biztosítani, őrizni – egyszóval sok vele a munka és költség.

Itt is hasznos lehet egy készletnyilvántartási rendszer, melybe érdemes beruházni. Forgalomtól függően nyomon lehet követni, mennyi és milyen készletre van szükségünk, és éppen mivel hogyan állunk. A rendszer mellett persze hasznos a fegyelem: tartsuk tisztán, rendezetten, szem előtt, rendszeresen ellenőrizzük le, mink van raktáron és mire lesz éppen szükség. Az elv nagyon hasonló egy otthoni rendezett kamrához: a befőttes és lekvárosüvegek felcímkézve, ‘2015 sárgabarack’, a liszt száraz, hűvös helyen, az italok szem előtt, tetszetősen és átláthatóan. Jó bemenni és könnyű rendbentartani. Talán érdemes egy profi háziasszonyt megkérdezni a készletnyilvántartásunk kialakításakor, mire is érdemes odafigyelni.

Fizet-e a vevő?

Utoljára hagytam a sorban, hátha így mindenki jobban emlékszik rá! Vevőkből él minden vállalkozás, a vevők kezelése így mindenek felett áll. Ha elégedettek, visszajönnek és ajánlanak, ha nem, akkor viszont hihetetlen sebességgel terjed a rossz hírünk.

A napokban szükségünk volt egy kisebb asztalosmunkára. Hosszasan kerestünk a környéken műhelyt, végül rábukkantunk egyre, ahol hajlandóak voltak elvállalni a szóban forgó lécek levágását és formára alakítását. Napok teltek el, nem történt semmi. Többször kellett a nyakukra járni, míg végre ímmel – ámmal, közepes minőségben elkészültek a darabok. Megjegyeztük, hogy ilyen munkafegyelem mellett nem valószínű, hogy nagyobb munkát náluk fogunk rendelni. Mire megkaptuk a kioktatást: ‘olyan még nem volt, hogy kisebb munka után valaki nagyot rendelt volna’.

Nem tudom, melyik félnek kellene elgondolkodnia ezen a mondaton az adott esetben: a megrendelőnek vagy a kivitelezőnek. Mindenesetre általában a kisebb munka és az elégedett vevő hozza a többi munkát!

Na de fizet–e a vevő? Ha készpénzalapon működik a cég, akkor ilyen tekintetben kevesebb a tennivalója. Ha viszont nagyobb forgalmat szeretne, vagy olyan jellegű a tevékenység – például üzletek, cukrászdák, fagylaltozók, egyéb vendéglátóipar, és természetesen a viszonteladás – akkor a kártyás vagy számlás fizetés a vevők részéről igényként merül fel.

Hitelképesség

A vevőket, mielőtt számlás fizetést engedélyeznénk, mindenképp vessük alá hitelképességi vizsgálatnak. Le lehet kérni pénzügyi adataikat, és sok cég szakosodott már referenciavizsgálatra. Ezek alapján, és a saját kockázatvállalalási hajlandóságunkat figyelembe véve állapítsuk meg a hitelkeretet, és ahhoz szigorúan ragaszkodjunk. A be nem szedett számlatartozás elveszett pénz.

Fizetési morál

Sajnos, e tekintetben kies kis országunk nem teljesít igazán fényesen. Személyesen is több rossz tapasztalatom volt e téren: még mindig ‘vállalkozhatnak’ olyan emberek, akik már sokaknak adósak maradtak, és több céget is csődbe vittek. Az ilyen ‘ügyeseket’ régen szégyenlistára kellett volna tenni, és senkinek sem szóba állni velük, de nem ez a helyzet. Röviden: fizessünk rendben a saját szállítóinknak, és követeljük ezt meg a vevőinktől is. Másképp soha nem fog tisztességesen működni a gazdaság. Akik pedig ezt nem tiszteli, azt pellengérre kell állítani. A közösségi háló erre is nagyszerűen alkalmas.

Összefoglalóan, mire figyeljen egy kis- és középvállalkozás a pénzügyei vezetésében?

Megfelelő tervezés és a tervek nyomonkövetése
Likviditás mindenek felett
A beruházás finanszírozása legyen biztosított
Gazdálkodjunk jól a készletekkel
Fizessenek a vevőink és rendesen fizessük szállítóinkat

Ezt az öt pontot akár ki is lehet függeszteni a falra iránymutatásként. Sikeres gazdálkodást és sok elégedett vevőt nyerhetünk vele!

Ipacs Laura

Vissza az előző oldalra

A Cégmenedzselés előfizetés az alábbi szolgáltatásokat nyújtja:

Cégvezetés hírek: aktuális napi információk
Jegyzetek: tanulmányok, szakértői anyagok
Cégmenedzselés Hírlevél hetente
Céges ügysegéd - ügyintézési segédletek, ügyleírások, tájékoztatók a jogszabályi megfeleléshez
Webáruház Free! Előfizetőknek minden ingyenes! Itt minden üzleti könyv, szabályzat (cafetéria, gdpr, információbiztonság, számviteli) iratminta előfizetőknek korlátozás nélkül szabadon letölthető!

Előfizetek a Cégmenedzselés csomagra Feliratkozom a Cégmenedzselés Céges Ügysegéd Hírlevélre